Транспортно-експедиційна компанія – заробляємо на перевезеннях

Транспортно-експедиційний бізнес сьогодні один з тих, що найбільш динамічно розвиваються. З одного боку, попит на подібні послуги дуже великий, з іншого – ризик і конкуренція також надзвичайно високі. Швидше за все підприємцем, що збираються відкрити свою справу в цій сфері, стане людина, що вже має якийсь досвід роботи на ринку транспортно-експедиційних послуг. Що саме повинен знати в цьому випадку майбутній підприємець, яку стратегію йому обрати, поговоримо у цій статті.

Обсяги українського імпорту та експорту з кожним роком збільшуються, а разом з цим збільшується і затребуваність експедиційних послуг. Очевидна привабливість такого бізнесу приводить на ринок все нові фірми. Як правило, це відділи логістики, що відокремилися від торгових фірм, та які в процесі роботи освоїли експедиторське справу, навчилися возити ті товари, на яких спеціалізувалася їх фірма, і почали пропонувати свої послуги в цій галузі іншим компаніям.

Транспортно-експедиційна діяльність – підприємницька діяльність із надання транспортно – експедиційних послуг з організації та забезпечення перевезень експортних, імпортних, транзитних або інших вантажів.

В інших випадках народження експедиційних компаній спричинило зникнення автотранспортних підприємств. Питання нестачі власного транспорту компанія-перевізник вирішує шляхом залучення автомашин сусіда. Це поступово стає джерелом доходу, і організовується новий відділ експедиції, здатний пропонувати клієнтові різні види транспорту та супутні послуги. Подібну історію має якщо не більшість, то значна частина всіх експедиційних компаній. Отже, з чого почати таку фірму? Звичайно, з реєстрації.

Реєстрація нової транспортно-експедиційної компанії

Перелік організаційно-правових форм підприємств великий. Не всі вони однаково популярні. Переважна кількість комерційних фірм вибирає форму товариства з обмеженою відповідальністю або акціонерного товариства (закритого або відкритого). Звичайно, є ще й така форма, як фізична особа-підприємець, але на практиці часто буває, що деякі підприємства просто відмовляються працювати з ФОП по тих чи інших причинах.

Товариство з обмеженою відповідальністю – найбільш підходящі організаційно-правова форма для відкриття експедиційної компанії та для залучення додаткових інвестицій і нових партнерів. До того ж така форма дозволяє найкращим чином захистити організацію від ворожого поглинання і відстоювати інтереси учасників незалежно від розміру їх вкладу.

Самостійно зареєструвати юридичну особу дешевше, але витрачені час і нерви коштують дорожче. Крім цього багато нюансів непосвяченому не відомі, так що легко припуститися помилки. У процесі реєстрації можуть виникнути питання, починаючи з юридичної адреси, якої просто може не бути на момент оформлення, і закінчуючи підбором кодів видів економічної діяльності. У таких випадках краще звернутися до сторонніх організацій, що надають юридичну підтримку. Можна купити і готову компанію, але тоді підприємець позбавлений можливості брати участь в такому цікавому і болісному процесі, як вибір імені новонародженої фірми.

Приміщення, обладнання та персонал – першочергові завдання

Складнощі пошуку обладнання та офісного приміщення залежать від регіону. При виборі офісу увагу орендодавця потрібно акцентувати на тому, що приміщення буде юридичною адресою компанії. Знадобиться договір на оренду між власником площі і вашою компанією. Суборендар надати цього не зможе.

Розмір площі офісу залежить від початкової кількості співробітників та потенційної. У будь-якому бізнес-плані розглядається короткостроковий і довгостроковий період роботи компанії. Якщо на початковому етапі збираєтеся працювати з 10 людьми, а через 5 років плануєте наймати вже 30 співробітників, то розраховувати площу потрібно з розумом, без «перегинів», тверезо оцінюючи свої можливості. Однак місце для майбутніх співробітників потрібно передбачити в будь-якому випадку.

Місцезнаходження офісу зараз не відіграє суттєвої ролі, тому найчастіше експедиторські компанії розташовуються в промзонах або в торгово-логістичних центрах, оскільки це дешевше і «ближче до клієнта». Звичайно, багато експедиторських фірм мають офіси і в центрі міста, однак це вигідно лише для компаній з кількох людей.

Зараз для експедиторського бізнесу найголовніше – відмінні комунікабельні можливості. Комп’ютери, ноутбуки, різні гаджети, оргтехніка, кілька моніторів на одного співробітника, корпоративний мобільний зв’язок, IP-телефонія, гарантований широкосмуговий вихід в інтернет, повна канцелярська укомплектованість співробітників, якісна crm-система – все це повинно бути в сучасній експедиційній фірмі. Співробітник-експедитор повинен бути завжди на зв’язку, у нього не повинен зависати комп’ютер, бути відключеним телефон або бути відсутнім інтернет. Ці речі для експедитора – як вантажний автомобіль для транспортної компанії.

Підбір персоналу можна розтягнути, декілька місяців суміщаючи функції директора, менеджера по роботі з клієнтами, диспетчера та кур’єра, а бухгалтерію доручити спеціалізованої компанії. Однак на практиці такий підхід помітно гальмує досягнення результату.

В першу чергу необхідний співробітник, який буде виконувати всю оперативну роботу, включаючи і виконання функцій секретаря. Але знайти досвідченого і кваліфікованого фахівця, не гарантуючи йому високого заробітку, – завдання надзвичайно складне. Є інший шлях – залучити працівника без досвіду роботи в даній сфері. Експедиторська діяльність зараз дуже популярна, так що забезпечити новачка цікавою роботою можна, але доведеться витратити якийсь час на його навчання.

По-іншому йде справа з бухгалтером. На цій посаді повинен бути кваліфікований фахівець. Виправляти помилки в бухгалтерії – заняття дуже клопітке. Краще за послугами звернутися в аудиторську компанію, ніж запросити на роботу недосвідченого бухгалтера.

Надалі можна буде подумати про секретаря, кур’єра та нових операторів. Важливо розуміти, що тепер розраховувати і виплачувати заробітну плату доведеться не кому-небудь, а саме вам; відповідальність за персонал також лягає на ваші плечі.

Перші кроки молодої транспортно-експедиційної компанії

Отже, назва обрана, компанія зареєстрована, офіс і працівники в ньому присутні, пора про відкриття нового підприємства оголошувати постійним клієнтам і постачальникам. Як з боку клієнтів, так і з боку постачальників послуг можлива якась частка недовіри. Клієнт може сумніватися в якості виконання замовлення, гарантії доставки вантажу, тощо. У цьому випадку доведеться «засвітити» своїх постачальників і представити клієнтові повну інформацію про перевізника, брокера, склади, тощо.

Виникає природне запитання: чи не виключать вас з цього ланцюжка? Практика показує, що замовник зацікавлений саме в якості послуг, що надаються. Компанії-клієнти, що користуються послугами експедиторів, як правило, не мають в своєму штаті логістів, готових вибудовувати схему і організовувати процес доставки. Крім того, у них немає гарантії отримати ті ж ставки, звернувшись безпосередньо до перевізника, брокера або на склад, які отримує експедитор, який працює з ними постійно. Так що з цього приводу турбуватися особливо не варто.

Відкриття експедиційної компанії плануйте з урахуванням пори року. Восени спостерігається аврал в роботі, і якщо заздалегідь не підготуватися, в кращому випадку це буде загрожувати упущеною вигодою, в гіршому – поганою репутацією через зриви поставок. З іншого боку, немає сенсу починати працювати навесні. Літній період завжди найбільш «тихий».

З точки зору послуг, починати потрібно з простого – надавати клієнту транспорт для перевезення. Для цього всього лише необхідно підписати договір на експедиціювання вантажів з клієнтом і клієнтський договір з перевізником. Забезпечуючи постійною роботою дружню транспортну компанію, експедитор має нижчу ціну на перевезення.

Але робота експедитора не повинна обмежуватися тільки підписанням договору-заявки. Хороший експедитор повинен завжди бути в курсі того, що відбувається з вантажем і машиною та ставити до відома про це клієнта. Чітке відстеження машини в дорозі і своєчасне вирішення можливих проблем – головний коник автоекспедитора.

Надалі свою діяльність потрібно підкріпити наданням такої супутньої послуги, як оформлення документів для відправки. Незважаючи на очевидну простоту подібної роботи, такі послуги можна пропонувати, будучи впевненим, що вони будуть затребувані. Для такої роботи необхідно обзавестися великою кількістю експедицій в місцях відправлення вантажів, знати елементарні правила оформлення документів і бути в курсі законів пересування експортних і транзитних вантажів.

На перших порах ставити і виконувати завдання доведеться самому, а це для багатьох складніше роботи в команді. Крім того, для того щоб не провалитися на «вступних іспитах», обов’язкові досвід роботи в експедиції, знання законодавства в рамках професії та налагоджені за роки оперативної роботи зв’язки.

Експедиторська діяльність відрізняється від будь-якої іншої тим, що тут завжди повинні підлаштовуватися під клієнта, відстоювати інтереси перевізника, не забуваючи при цьому і про себе. Багато хто вважає експедитора якимось посередником, який «робить гроші з повітря» і недостойний поваги. Однак часто між вантажовласником і перевізником виникають ситуації, вирішити які може тільки експедитор.

Реклама експедиційної компанії

На початку діяльності реклама стоїть на останньому місці. Справа не тільки у фінансових витратах, але ще і в тому, що якщо реклама спрацює, молода організація може не встигнути опрацювати всі запити. А це вірний шлях отримати негативну репутацію. Виправляти помилки потім буде складно.

Потрібно поступово розміщувати свої координати на дошках оголошень у Інтернеті, та на спеціалізованих сайтах. На початку діяльності цього буде цілком достатньо. У процесі розвитку слід перейти до створення та просування власної сторінки, публікації рекламних оголошень в друкованих виданнях, поширення листівок на всіляких виставках, тощо.

Якщо фірма створена за схемою відділення від більш великої компанії, не варто забувати і про те, що використання напрацьованих зв’язків, накопичених за час роботи, може бути ускладнене претензіями колишніх колег. На цей рахунок виникає багато суперечок, та й елементарні моральні принципи багатьом не дозволяють відразу забрати клієнтів.

Проте всім відомо, що в нашій країні багато хто воліє особисті відносини з певним менеджером, ніж з компанією в цілому. І якщо фірма не може запропонувати якісний сервіс без фахівців, які працювали з певними клієнтами, то це в першу чергу проблема фірми.

Колишній роботодавець автоматично стає конкурентом і, усвідомлюючи це, може заважати повноцінній діяльності. Наприклад, розсилати всім клієнтам невтішні відгуки про нову фірму. Не варто боятися цього: як правило, подібні нерозумні дії створюють зворотний ефект. Зрештою не доведеться витрачатися на рекламу: про існування нового експедитора дізнаються без будь-яких витрат з його боку.

На жаль, потрібно бути готовим до того, що проблем з колишнім роботодавцем не уникнути. Рідкісний випадок, коли вдається зберегти хороші відносини і домовитися не заважати один одному. Треба просто пережити цей період.

Замість висновку

Без помилок на практиці не обійтися. Варто відзначити, що експедитор є сполучною ланкою між клієнтом і постачальниками послуг, а значить, йому доводиться відстоювати права і тих, і інших. Одним із способів уникнення витрат є страхування діяльності експедитора, але це рятує не завжди.

Як варіант можна вибрати найбільш відпрацьовані напрямки і способи перевезень. Навіть якщо прибуток в цих випадках менш цікавий, не варто йти на ризик. Надалі, орієнтуючись на основних клієнтів, можна освоювати і додаткові послуги, такі як сприяння в митному очищенню вантажу, консолідацію на транзитних складах, оформлення супутніх документів, тощо.